BIP Urzędu Miejskiego w Łomiankach Wydział Administracyjno - Organizacyjny - Wydziały i Referaty -

Urząd Miejski w Łomiankach
ul. Warszawska 115, ul. Warszawska 115 05-092 Łomianki

Naczelnik: Beata Duch-Kosiorek tel. 22 768 63 69

Dni i godziny pracy:

• poniedziałek w godz. 8.00-18.00,
• wtorek - piątek w godz. 8.00-16.00.

Dni i godziny przyjmowania interesantów:
codziennie w godzinach pracy urzędu

Do zakresu działania Wydziału  należy w szczególności:

Do zakresu działania Wydziału  należy w szczególności:

1. W zakresie spraw administracyjnych:

1. planowanie i organizowanie zaopatrzenia materiałowo-technicznego urzędu, w tym prowadzenie gospodarki materiałami,
2. prowadzenie centralnego rejestru pieczęci, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe
   i pieczątki, kontrola ich przechowywania i stosowania,
3. prowadzenie ewidencji mienia urzędu, w tym ewidencji środków trwałych i pozostałych środków,
4. prowadzenie spraw związanych z bieżącą eksploatacją i administracją budynkami urzędu, w tym dostawa mediów, ochrona, ubezpieczenie, konserwacja,
5. zapewnienie okresowych kontroli związanych z ochroną przeciwpożarową, odgromową, bhp,
6. prowadzenie książki obiektu,
7. prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości w budynkach urzędu,
8. konserwacja sprzętu biurowego,
9. prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
10.  zabezpieczanie druków firmowych, wizytówek i innych zatwierdzonych elementów identyfikacji wizualnej,
11.  prowadzenie spraw z zakresu telefonii stacjonarnej i komórkowej dla potrzeb urzędu,
12.  utrzymywanie i prowadzenie ewidencji tablic informacyjnych urzędu,
13.  prowadzenie spraw związanych z godłem państwowym i tablicami urzędowymi, umieszczeniem flag i herbu Łomianek na budynkach urzędu, dekorowanie budynków i lokali urzędu
    z okazji świąt, uroczystości i rocznic,
14.  prenumerowanie prasy dla potrzeb urzędu,
15.  obsługa techniczno-biurowa narad i zebrań organizowanych przez kierownictwo urzędu,
16.  zabezpieczenie środków na składki członkowskie stowarzyszeń i związków międzygminnych, na podstawie uchwał podjętych przez te podmioty (realizacja przyjętych uchwał Rady Miejskiej),
17.  techniczne przygotowanie raportu o stanie gminy oraz dotrzymanie terminów o których mowa
    w art. 28aa ustawy o samorządzie gminnym,
18.  prowadzenie rejestru ryzyk,
19.  prowadzenie rejestru działań lobbingowych.

2. W zakresie archiwizacji:

1. prowadzenie archiwum zakładowego, w tym gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie dokumentów archiwalnych,
2. klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów archiwalnych znajdujących się
   w zasobie archiwum zakładowego,
3. przekazywanie akt do archiwum państwowego,
4. opracowywanie projektów zmian w obowiązujących uregulowaniach wewnętrznych dotyczących działania archiwum i czynności kancelaryjnych,
5. prowadzenie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych
   w urzędzie, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt, właściwego zakładania spraw
   i prowadzenia akt spraw,
6. bieżąca kontrola przestrzegania instrukcji archiwalnej w urzędzie.

3. W zakresie  spraw kancelaryjnych:

1. prowadzenie kancelarii urzędu (biura podawczego) zgodnie z zasadami i trybem wykonywania czynności kancelaryjnych określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązujących oraz uregulowaniach wewnętrznych,
2. prowadzenie sprawnego obiegu dokumentów,
3. zapewnienie właściwej obsługi interesantów w urzędzie,
4. obsługa kancelaryjna kierownictwa urzędu,
5. obsługa sekretariatu burmistrza i zastępców burmistrza,
6. obsługa przyjęć interesantów przez burmistrza i zastępców burmistrza,
7. podawanie do publicznej wiadomości, poprzez wywieszenie na tablicach ogłoszeń: obwieszczeń, zarządzeń i innych aktów wydawanych przez burmistrza oraz dokumentów zewnętrznych przesyłanych do urzędu celem doręczenia zastępczego,
8. prowadzenie centralnych rejestrów i ewidencji, w tym: zarządzeń burmistrza, umów cywilnoprawnych, porozumień, rejestru skarg i wniosków, książki kontroli, umów najmu powierzchni w budynkach gminnych,
9. prowadzenie rejestrów pełnomocnictw i upoważnień burmistrza,
10. prowadzenie spraw dotyczących petycji,
11. prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz koordynowanie terminowości udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej,
12.  prowadzenie rejestru wniosków o powtórne wykorzystanie informacji publicznej i otwartych danych,
13.  koordynowanie spraw dotyczących sprawozdawczości statystycznej GUS,
14.  wykonywanie zadań związanych z przeprowadzanymi wyborami i referendami oraz spisami powszechnymi, w tym przeprowadzaniem spisu rolnego,
15.  prowadzenie spraw z zakresu przygotowania i przeprowadzenia wyborów do organów jednostek pomocniczych gminy,
16.  prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej.

4. Ponadto Wydział realizuje zadania dotyczące:

1. zakładania i utrzymywania placów zabaw i boisk gminnych,
2. urządzania i utrzymywania zieleni na placach zabaw,
3. urządzanie i utrzymanie zieleni w miejscach pamięci narodowej,
4. prowadzenia spraw wynikających z przepisów o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
   w tym:

1. zakładanie i rozszerzanie cmentarzy komunalnych,
2. decydowanie o zamknięciu cmentarzy,
3. utrzymywanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym, w tym sprzedaż miejsc pochówku,
4. ustalanie cen za miejsce pochówku na cmentarzu komunalnym,
5. utrzymanie i konserwacja pomników, nagrobków, masztów z flagami, ogrodzeń, chodników na zabytkowym cmentarzu wojskowym w Kiełpinie oraz w innych miejscach pamięci narodowej.