Wydział Administracyjno - Organizacyjny
Urząd Miejski w Łomiankach
ul. Warszawska 115, ul. Warszawska 115 05-092 Łomianki
Naczelnik: Judyta Niedźwiedź tel. 22 768 63 69
Dni i godziny pracy:
• poniedziałek w godz. 10.00-18.00,
• wtorek - piątek w godz. 8.00-16.00.
Dni i godziny przyjmowania interesantów:
codziennie w godzinach pracy urzędu
Do zakresu działania Wydziału należy w szczególności:
- W zakresie spraw administracyjnych:
- planowanie i organizowanie zaopatrzenia materiałowo-technicznego urzędu, w tym prowadzenie gospodarki materiałami,
- prowadzenie centralnego rejestru pieczęci, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i pieczątki, kontrola ich przechowywania i stosowania,
- prowadzenie ewidencji mienia urzędu, w tym ewidencji środków trwałych
i pozostałych środków, - prowadzenie spraw związanych z bieżącą eksploatacją i administracją budynkami urzędu, w tym dostawa mediów, ochrona, ubezpieczenie, konserwacja,
- zapewnienie okresowych kontroli związanych z ochroną przeciwpożarową, odgromową, bhp,
- prowadzenie książki obiektu,
- utrzymanie czystości w budynkach urzędu,
- konserwacja sprzętu biurowego,
- prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
- zabezpieczanie druków firmowych, wizytówek i innych zatwierdzonych elementów identyfikacji wizualnej,
- prowadzenie spraw z zakresu telefonii stacjonarnej i komórkowej dla potrzeb urzędu,
- utrzymywanie i prowadzenie ewidencji tablic informacyjnych urzędu,
- prowadzenie spraw związanych z godłem państwowym i tablicami urzędowymi, umieszczeniem flag i herbu Łomianek na budynkach urzędu, dekorowanie budynków
i lokali urzędu z okazji świąt, uroczystości i rocznic, - prenumerowanie prasy dla potrzeb urzędu,
- obsługa techniczno-biurowa narad i zebrań organizowanych przez kierownictwo urzędu,
- zabezpieczenie środków na składki członkowskie stowarzyszeń i związków międzygminnych, na podstawie uchwał podjętych przez te podmioty (realizacja przyjętych uchwał Rady Miejskiej),
- techniczne przygotowanie raportu o stanie gminy oraz dotrzymanie terminów
o których mowa w art. 28aa ustawy o samorządzie gminnym, - prowadzenie rejestru ryzyk,
- prowadzenie rejestru działań lobbingowych.
- W zakresie archiwizacji:
- prowadzenie archiwum zakładowego, w tym gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie dokumentów archiwalnych,
- klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów archiwalnych znajdujących się w zasobie archiwum zakładowego,
- przekazywanie akt do archiwum państwowego,
- opracowywanie projektów zmian w obowiązujących uregulowaniach wewnętrznych dotyczących działania archiwum i czynności kancelaryjnych,
- prowadzenie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
- bieżąca kontrola przestrzegania instrukcji archiwalnej w urzędzie.
- W zakresie spraw kancelaryjnych:
- prowadzenie kancelarii urzędu (biura podawczego) zgodnie z zasadami i trybem wykonywania czynności kancelaryjnych określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązujących oraz uregulowaniach wewnętrznych,
- prowadzenie sprawnego obiegu dokumentów,
- zapewnienie właściwej obsługi interesantów w urzędzie,
- obsługa kancelaryjna kierownictwa urzędu,
- obsługa sekretariatu burmistrza i zastępców burmistrza,
- obsługa przyjęć interesantów przez burmistrza i zastępców burmistrza,
- podawanie do publicznej wiadomości, poprzez wywieszenie na tablicach ogłoszeń: obwieszczeń, zarządzeń i innych aktów wydawanych przez burmistrza oraz dokumentów zewnętrznych przesyłanych do urzędu celem doręczenia zastępczego,
- prowadzenie centralnych rejestrów i ewidencji, w tym: zarządzeń burmistrza, umów cywilnoprawnych, porozumień, rejestru skarg i wniosków, książki kontroli, umów najmu powierzchni w budynkach gminnych,
- prowadzenie rejestrów pełnomocnictw i upoważnień burmistrza,
- prowadzenie spraw dotyczących petycji,
- koordynowanie spraw dotyczących sprawozdawczości statystycznej GUS,
- wykonywanie zadań związanych z przeprowadzanymi wyborami i referendami oraz spisami powszechnymi, w tym przeprowadzaniem spisu rolnego,
- prowadzenie spraw z zakresu przygotowania i przeprowadzenia wyborów do organów jednostek pomocniczych gminy,
- prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej.